Informacion Investigada (por Matias A.)

El dia 18 de abril fui a observar un dia de trabajo del "gerente de administracion" Pablo. Estuve en la oficina viendo como funcionaba la administracion y esto fue lo que consegui investigar y comprender:



•Información de clases y reservas de actividades y mas.


La primera clase es gratuita con aviso previo de 48hs. Se reserva un horario, el profesor es asignado según los horarios libres que tengan. Todos los meses los profesores llenan “fichas”/”planillas” donde especifican horarios y días (de martes a domingos, los lunes el club no abre) que están disponibles, dependiendo de estas fichas se selecciona al profesor (cuando el cliente llama para reservarse le pregunta edad, un teléfono, y si alguna vez monto a caballo también dependiendo de esto se le asigna el profesor) una vez que llega para la clase firma permisos los cuales se registran (donde el club se cubre por cualquier lesión o accidente). Los datos del cliente los anotan en papel y luego terminan en alguna carpeta si este cliente no se vuelve recurrente. Si al terminar la clase el cliente decide tomar clases se lo inscribe con los datos antes mencionados sumando la evaluación de nivel del profesor que haya tomado la clase de prueba (ya sea en caballo o en pony, esto depende de la edad). En ese momento se propone un “plan” (cantidad de clases por semana) y dependiendo del nivel se abona por adelantado. Si se hacen clases individuales, es decir, se abona por clase se entrega un recibo al profesor por cada clase el cual éste cobra a final del mes presentándolo. Existe una carpeta con los datos de todos los caballos y ponies , es decir, si están pensionados (alguien paga para mantenerlos) y los días y las reservas que se hacen para las diferentes actividades como ser cumpleaños, paseos, clases, etc. También sobre esto se deciden los horarios de las clases.

En general todo se registra en carpetas ya sea clase, reservas de caballos, horarios de profesores, horarios y datos de los “profes” (no son profesores licenciados sino de alguna forma animadores y responsables del cumpleaños) para los cumpleaños y de los cumpleaños: el horario, la edad, la cantidad de niños, la cantidad de “profes” que se pueden anotar y los profes anotados.
Una de las diferentes actividades que se hacen en el club es los paseos en pony (esta actividad es para niños). Estos consisten en un paseo de 15 min donde el encargado es un profesor de turno/guardia que hay, los cuales van rotando en los diferentes dias. Cuando alguien quiere hacer un paseo va a la oficina de administración donde la persona mayor responsable firma los permisos (los mismos que para hacer una clase ya antes mencionados), abona y se le da un recibo el cual contiene la fecha, la cantidad de paseos (se puede sacar mas de 1) y el precio total. Este recibo tiene un duplicado que se lo da al profesor de turno que hace el paseo. Este duplicado es el que le sirve al profesor para cobrar por cada paseo que haga. A diferencia que con las clases éste se puede cobrar en cualquier momento. Para cobrar los profesores deben ir a la oficina de administración y presentar los diferentes comprobantes de lo que hayan hecho.

Por otro lado existen “cuentas corrientes” con los profesores de cumpleaños, paseos y clases. Para regular estas “cuentas corrientes” existen 2 cuadernos: uno de donde se registra todos los retiros y pagos que se generan. El otro seria la “cuenta” de cada profesor, donde se registran retiros, trabajos que hacen (ya sea cumpleaños, cantidad de paseos, etc.), pagos y cuanto le queda en la “cuenta”.

Cliente

Alcance Escuela de Equitación:
- Administración de socios.
- Consulta de Morosos.
- Socios participan de Clases (Niveles-Precio).

- Reserva / Utilización de Pistas.
- Reserva de Caballos.
- Eventos (requieren caballos).
- Caballos Pensionados (requieren caballos).

- Campeonatos Internos.
- Administración de Participantes.
- Administración de Inscripción.
- Campeonatos de la Federación.
- Administración de Participantes.
- Administración de Inscripción.